Avec le propre véhicule
Si, en tant qu’employeur, vous demandez à votre travailleur d’effectuer un déplacement avec son propre véhicule pour l’une ou l’autre activité, il est logique que vous lui payiez une indemnité pour les frais pris en charge. D’un point de vue strict, le travailleur doit prouver ces frais. Mais pour des raisons pratiques, l’Administration fiscale accepte que cette indemnité soit calculée de manière forfaitaire.
L’indemnité ne peut cependant pas dépasser un maximum déterminé, qui est égal à l’indemnité kilométrique forfaitaire que les fonctionnaires fédéraux reçoivent pour l’utilisation de leur véhicule à moteur personnel pour les besoins du service.
Pour la période du 1er juillet 2019 au 30 juin 2020, le maximum est fixé à 0,3653 euro par kilomètre km (contre 0,3573 euro par kilomètre pour l’année précédente).
Par souci de clarté, précisons que les déplacements qu’un travailleur effectue entre son domicile et son lieu de travail fixe ne sont pas des déplacements pour le compte de l’employeur. Ces déplacements n’entrent donc pas en considération et si vous payez une indemnité pour ces déplacements, celle-ci sera en principe considérée comme une rémunération (même si différentes exonérations sont possibles).
Maximum 24 000 kilomètres
En ce qui concerne les déplacements effectués pour le compte de l’employeur, le fisc accepte que l’indemnité soit fixée forfaitairement aussi longtemps que la distance totale parcourue reste inférieure à 24 000 kilomètres. Au-delà de 24 000 kilomètres, le fisc n’acceptera plus le calcul forfaitaire et vous devrez tout de même produire des preuves.
Le montant de 0,3653 euro par kilomètre est par ailleurs » seulement » un maximum. Si le travailleur peut prouver des frais plus élevés, vous pouvez lui payer une indemnité plus élevée, toujours à condition de produire les preuves nécessaires.
À noter que cette réglementation s’applique également en matière d’ONSS. En principe, toutes les indemnités que vous payez au travailleur sont considérées comme rémunération. Les frais propres à l’employeur sont exclus de la rémunération et, pour les frais de déplacement, vous pouvez utiliser le même forfait que celui qui est appliqué par le fisc.
Pouvez-vous, en tant qu’employeur, déduire cette indemnité ?
Le fisc considère que l’indemnité forfaitaire est constituée de deux parties : une partie pour le carburant et une partie pour tous les autres frais (parmi lesquels les amortissements et les frais d’entretien). La proportion entre les deux est (elle aussi) fixée forfaitairement à 30 % pour le carburant et à 70 % pour les autres frais. Ce point est important parce que les deux parties font l’objet de règles de déduction différentes. À l’impôt des sociétés,
- les frais de carburant (30 % de l’indemnité) sont déductibles à 75 % ; tandis que
- les autres frais (70 % de l’indemnité) sont déductibles en fonction de l’émission de CO2 et du type de carburant. Par exemple, un véhicule au diesel avec une émission de CO2 comprise entre 106 g/km et 115 g/km bénéficie d’une déduction de 80 %, tandis qu’un véhicule avec une émission de CO2 comprise entre 116 g/km et 145 g/km bénéficie d’une déduction de 75 % seulement.
Les règles de déduction des frais de voiture (carburant et autres) vont toutefois être modifiées radicalement au 1er janvier 2020 (exercice d’imposition 2021). À partir de cette date, les frais de voiture seront déductibles sur la base de la formule suivante :
120 % – (0,5 x coefficient x émission de CO2 (en g/km)).
Le coefficient est de » 1 » pour les voitures au diesel, de » 0,90 » pour les voitures au gaz naturel (d’une puissance inférieure à 12 CV fiscaux) et de » 0,95 » pour les voitures avec un autre moteur (essence, électrique, LPG…).
La déduction calculée via cette formule ne peut être supérieure à 100 % ni inférieure à 50 % (40 % si la voiture a une émission de CO2 de plus de 200 g/km).
La distinction entre les frais de carburant et les autres frais n’est plus pertinente.
Volontaires
Indépendamment de ce qui précède, l’indemnité kilométrique pour les fonctionnaires fédéraux est utilisée pour un autre calcul forfaitaire.
Le statut de volontaire ne permet pas que les prestations fournies soient rémunérées. Seul un défraiement est autorisé. En plus des maxima mensuel et annuel généraux, un maximum distinct s’applique pour les indemnités de déplacement. La limite est fixée à 2 000 kilomètres par an et par volontaire (il n’y a pas de limite pour les volontaires dont l’activité consiste à transporter régulièrement des personnes). L’indemnité ne peut en l’occurrence pas non plus dépasser l’indemnité kilométrique pour les fonctionnaires fédéraux.
Le prix de la facilité
Le calcul forfaitaire a pour grand avantage que l’employeur et le travailleur peuvent se limiter à prouver les kilomètres parcourus. Qui plus est, une indemnité de 0,3653 euro par kilomètre n’est pas ridiculement peu élevée. Comme pour tout calcul forfaitaire, il y aura des gagnants et des perdants, mais cette manière de procéder a à tout le moins le mérite d’être simple et pratique.