Les actionnaires sont les bienvenus
Toute personne propriétaire d’une ou plusieurs actions peut assister à l’assemblée générale. Les propriétaires d’actions sans droit de vote ont également le droit d’y assister mais ils ne peuvent évidemment pas participer au vote, sauf dans les cas prévus par la loi.
Ne sous-estimez pas le rôle du registre des actions. Si les actions ont été vendues au moment de l’assemblée générale, le registre des actions sera d’une aide précieuse. Seule la personne inscrite dans ce registre en tant que propriétaire aura accès à l’assemblée générale.
Dans la pratique, en vue d’une organisation optimale de l’assemblée générale, il est souvent précisé dans les statuts que l’actionnaire/associé doit informer l’organe de gestion, au préalable et dans un délai déterminé, de son intention de participer à l’assemblée générale. Toute personne qui ne respecte pas cette disposition statutaire peut se voir refuser l’accès à l’assemblée générale.
Cas particulier : les actions appartiennent à une autre société. Dans ce cas, un représentant de cette société (un administrateur, un gérant…) participe à l’assemblée générale.
Cas particulier : des actions sont détenues en indivision. Dans ce cas, la société est autorisée à suspendre les droits attachés à l’action considérée (droit de vote, droit au dividende). Cette suspension se poursuit jusqu’à ce qu’une personne unique soit désignée comme propriétaire de l’action.
Cas particulier : des actions sont détenues en usufruit. Dans ce cas, la solution est comparable à celle prévue dans le cas des actions détenues en indivision. Les droits attachés à l’action considérée sont suspendus jusqu’à ce qu’une personne unique soit désignée comme propriétaire de cette action.
Cas particulier : des actions sont mises en gage. Dans ce cas, le débiteur (constituant du gage) conserve le droit d’assister à l’assemblée générale et de participer au vote. Le créancier (créancier gagiste) doit remettre au débiteur un titre d’accès (par exemple via la formalité de dépôt).
Cas particulier : des actions sont saisies. Aucun problème. Le débiteur peut participer à l’assemblée générale.
Les représentants des actionnaires sont les bienvenus
Les actionnaires/associés peuvent se faire représenter à l’assemblée générale par un mandataire et voter par procuration.
Consultez les statuts. Les statuts peuvent régler la représentation et le droit de vote par procuration (par exemple un actionnaire ou associé ne peut être représenté que par un autre actionnaire ou associé).
Les administrateurs, gérants et commissaires sont les bienvenus
Les administrateurs, gérants et commissaires ont non seulement le droit, mais aussi l’obligation d’assister à l’assemblée générale parce que les actionnaires/associés peuvent les interpeller. Ils ne disposent toutefois d’aucun droit de vote, sauf s’ils sont actionnaires/associés ou obligataires.
Les détenteurs d’obligations, warrants et certificats sont les bienvenus
Les détenteurs d’obligations, de warrants ou de certificats nominatifs sont autorisés à assister à l’assemblée générale mais n’ont qu’une voix consultative.
Les tiers sont les bienvenus, sous réserve toutefois
Les tiers ou conseillers des actionnaires/associés sont autorisés à assister à l’assemblée générale uniquement à la condition que l’assemblée générale les y autorise par une décision majoritaire (en principe pas de quorum de présence). Il existe des exceptions à cette règle.
Un avocat sera admis en fonction de la qualité en laquelle il agit.
S’il est avocat de la société, il peut être présent, sauf décision contraire de l’assemblée générale.
S’il est avocat de l’actionnaire, seule une minorité de la doctrine considère qu’il peut accompagner l’actionnaire.
Dans une société sans commissaire, tout actionnaire/associé dispose par ailleurs d’un droit d’investigation et de contrôle et peut se faire assister ou représenter par un expert-comptable externe.
L’expert-comptable doit préalablement contrôler les dispositions du droit des sociétés en la matière et les statuts de la société.
L’expert-comptable externe doit en outre tenir compte de ses obligations déontologiques.
Un expert-comptable ne peut par exemple pas agir à l’assemblée générale en tant que mandataire d’un actionnaire. Les actes de gestion sont incompatibles avec la déontologie de la profession d’expert-comptable. Le non-respect de ces normes peut donner lieu à des sanctions déontologiques mais ne compromet pas la validité des décisions de l’assemblée générale.
En cas de doute ou de désaccord. Les tribunaux sont seuls compétents pour statuer sur la qualité d’un actionnaire si celle-ci est contestée.